Cientos de flotas de transporte tienen que competir diariamente en un mercado en el que cada vez hay más opciones, lo cual obliga a las empresas transportistas de carga o pasaje a optimizar costos para mantener una rentabilidad; de igual forma las empresas privadas que poseen una flota de vehículos para su operación requieren tener orden en sus unidades para ser eficientes. Es aquí donde la gestión de flotas de vehículos se convierte en una acción clave.
Sin importar el tipo de compañía, las dimensiones de los vehículos o el tipo de actividad, cualquier empresa que maneje más de un vehículo requiere hacer una gestión de flotas, ya sean camiones, remolques, maquinaria pesada, camionetas, autos, motos, autobuses, taxis, servicio de paquetería, entregas y demás. Todos necesitan tener visibilidad y control de sus unidades.
¿Qué es la gestión de flotas de vehículos?
La gestión de flotas de vehículos es el proceso mediante el cual una empresa que posee diversas unidades planea y organiza cada uno de los vehículos para obtener visibilidad de los mismos, manejo de sus recorridos y control de sus acciones con la finalidad de optimizar tiempos y costos.
Con una adecuada gestión de flotas estas empresas pueden brindar un mejor servicio a sus clientes, mientras ahorran en mantenimiento, gasto de combustible y costos logísticos, además de que incrementan la seguridad.
A la gestión de flotas de vehículos también se le conoce como administración de flotillas, control de vehículos o control de flotas del transporte. La actividad data desde antes del internet y el GPS, ya que existen antecedentes desde los años 70s cuando las empresas que tenían vehículos comerciales empezaron a buscar cómo ser más eficientes al momento de organizar su flotilla, pero incluso antes de esos años quienes poseían varios vehículos hacían planes de rutas y actividades para cada unidad, lo que era ya una gestión de flotas de vehículos, aunque no se le reconocía de tal modo.
A partir del GPS a principios de los años 80 y con la llegada de internet el concepto de gestión de flotas maduró para tener la forma y el alcance actual, es decir, un proceso que permite visibilidad, control y planeación de dos o más vehículos para fines comerciales, mediante el diseño de estrategias con base en datos en la búsqueda por potencializar la seguridad, eficiencia y productividad de la operación diaria de los vehículos, los conductores y la cobertura de rutas.
¿Cuáles son los elementos principales para la gestión de flotas?
Cuando el GPS se volvió de uso comercial surgieron diferentes sistemas de rastreo satelital y cuando estos software sumaron otras funcionalidades como la telemetría el resultado fue impresionante: plataformas enfocadas y especializadas para la gestión de flotas de vehículos.
Los elementos que están en juego para la gestión de flotas de vehículos son:
- Empresa flotillera: es la compañía que posee uno o más vehículos para integrar su flota.
- Flota de vehículos: las unidades destinadas para una operación comercial para ir de un punto a otro, ya sea de recolección o entrega de mercancías o para movimiento de personas.
- Área de gestión de flotas: el departamento o equipo dentro de la empresa flotillera encargada de controlar los vehículos.
- Sistema de gestión de flotas: la plataforma y/o tecnologías que utilizan para hacer una gestión adecuada de las unidades.
- Comunicación: los canales para comunicarse entre el equipo de gestión de flotas y la empresa para la toma de decisiones.
¿Cómo hacer la gestión de flotas de vehículos?
Cuando se tienen todos los elementos anteriores se puede realizar una gestión de flotas de vehículos. Aunque cada empresa determina sus procesos, en general esta es la forma cómo se hace de forma estratégica.
1. Análisis de flota y conductores
Lo primero es verificar cuál es el estado de las unidades y con qué fuerza laboral cuentas para moverlas. Aquí sabrás el número de vehículos en excelente estado, los que requieren alguna reparación y si alguno ya no cumple con los requerimientos mínimos para operar; además sabrás cuántos conductores u operadores tienes, si todos conducen el tipo de vehículos que integran a tu flotilla y sus características o índices de desempeño.
2. Implementación de procesos de operación
Desarrolla lineamientos para configurar cómo será la operación de la flota. Horarios, rutas principales, tipo de conducción, reglas para los conductores y cualquier punto que te sirva para saber idealmente qué debería hacer un vehículo cuando va de un punto A hacia un punto B.
3. Selección de tecnología para la gestión de flotas de vehículos
Evalúa las opciones que tienes para elegir la tecnología que te servirá para hacer tu gestión de flotas de vehículos. Existen diferentes alternativas, pero evalúa que sea una empresa seria que se convierta en tu aliado estratégico para asesorarte y acompañarte, que la plataforma sea potente e intuitiva y te permita realmente tener una gestión personalizada de tus vehículos.
4. Planeación de las actividades
Empieza por registrar todos los datos necesarios en la plataforma de gestión de flotas, para que puedas empezar hacer una planeación de las actividades que debe realizar cada vehículo, así como las rutas y los roles de los conductores.
5. Capacitación de personal
Es importante que tengas o desarrolles un equipo encargado de la gestión de flotas de vehículos, quien será el responsable de dar seguimiento, reportes y propuestas de mejora. Necesitas capacitar a este equipo, que entienda tus procesos de operación, que sepa a fondo la tecnología que usarás para la gestión y que tenga la capacidad de análisis de los datos que arrojará la plataforma. También será importante que capacites a cualquier personal que tenga que ver con la operación de la flotilla de unidades; asimismo es importante capacitar a tus conductores sobre buenas prácticas de manejo.
6. Control de las unidades
Utiliza el sistema para llevar un control del gasto de combustible en las unidades, las buenas prácticas de conducción, los mantenimientos preventivos de los vehículos. Mientras más preciso seas en este control mayor será tu margen de operación, tu productividad y rentabilidad del negocio.
7. Monitoreo y seguimiento de vehículos
Crea rutas optimizadas, haz un seguimiento en tiempo real y obtén datos sobre la operación de las unidades y los conductores, así podrás tener un gran panorama e información valiosa para que la gestión de la flota sea cada vez mejor.
8. Evaluación de resultados y optimización
Uno de los beneficios más preciados en los sistemas de gestión de flotas de vehículos es la obtención de datos, la telemetría arroja métricas y datos sobre los vehículos, sus recorridos y la conducción, de tal forma que te permite medir resultados y evaluar las acciones que estás desarrollando como parte de la gestión de flotas. Esto te permite generar informes para los directivos, quienes tendrán una visión amplia para tomar decisiones y tu equipo de gestión de flotas podrá optimizar las actividades de los vehículos y los conductores.
Con estos pasos, tu flota operará de manera eficiente, tendrás cuantiosos ahorros, serás más productivo, además de mayor seguridad de los vehículos, lo que se traducirá en clientes cada vez más felices.
